Se você é responsável por fazer anotações de reuniões e compartilhá-las com sua equipe, sabe como pode ser difícil acompanhar tudo durante o andamento da reunião. Você deve se manter organizado, anotar os pontos-chave, refinar os detalhes e designar itens de ação para os participantes enquanto participam da reunião.
Felizmente, o modelo de notas de reunião do Google Docs simplifica esse processo. Esse recurso é simples, mas pode melhorar significativamente a produtividade da sua reunião.
Como criar e compartilhar notas de reuniões no Google Docs
Os modelos são o pão com manteiga da produtividade. Em vez de gastar um tempo precioso construindo uma estrutura coerente para suas anotações, você pode usar os modelos do Google Docs e se concentrar nas coisas importantes. Este modelo obtém os detalhes da reunião na agenda da reunião no Google Agenda, permitindo que você faça anotações rapidamente e as compartilhe com colegas.
Criar e compartilhar notas de reuniões usando o modelo integrado do Google Docs é bastante simples. Aqui está o que você precisa fazer:
- Abra seu arquivo do Google Docs.
- Tipo @ no documento e selecione Notas da reunião (localizado abaixo Blocos de construção) no menu suspenso.
- Um menu preenchido com todos os eventos do seu Google Agenda aparecerá. Selecione a reunião ou evento relevante.
- Adicione os participantes e comece a fazer suas anotações.
Para anexar as notas da reunião ao evento do calendário, clique no botão Anexar botão à direita. Isso permitirá que os participantes acessem as notas da reunião no Google Agenda.
Como alternativa, você pode optar por enviar as notas da reunião por e-mail aos participantes. Para fazer isso, clique no ícone de envelope à esquerda.
Você também pode anexar arquivos complementares do Drive às anotações da reunião. Para fazer isso, clique nos três pontos à esquerda e clique em Anexar arquivos do Drive.
Como criar e atribuir itens de ação no Google Docs
Durante a reunião, sua equipe provavelmente chegará a um acordo sobre determinados itens de ação que precisam ser concluídos. O Google Docs oferece uma maneira simples de registrar esses itens de ação e atribuí-los a membros específicos de suas equipes, permitindo um acompanhamento fácil. Veja como você pode fazer isso:
- Liste as tarefas que precisam ser concluídas em Itens de ação.
- Clique duas vezes na tarefa para destacá-la.
- Clique no Adicionar comentário ícone e digite seu comentário.
- Na mesma caixa de texto, digite um sinal de arroba (@) seguido do nome do responsável pela tarefa.
- Marque a caixa de seleção na caixa de comentários para atribuir a tarefa. Você deve marcar esta caixa para que a pessoa receba uma notificação sobre o item de ação.
- Por fim, clique Atribuir.
Benefícios de usar o Google Docs para fazer anotações
Usar o modelo de anotações do Google Docs pode aumentar a produtividade da sua reunião e aumentar a colaboração. O principal benefício de usar o Google Docs em vez de outras ferramentas de anotações para reuniões é que você trabalhará em um espaço de trabalho familiar e não precisará instalar nada novo.
Aqui estão mais alguns motivos pelos quais você deve começar a usar o Google Docs para registrar notas importantes e itens de ação:
1. Colaboração em tempo real
As ferramentas de colaboração em tempo real do Google Docs permitem que todos os participantes da reunião vejam atualizações, tarefas atribuídas e itens concluídos à medida que acontecem.
2. Melhor responsabilidade
Atribuir itens de ação com caixas de seleção aos membros apropriados da equipe garante responsabilidade e pode incentivar sua equipe a concluir as tarefas no prazo.
3. Acessibilidade Remota
Como o Google Docs é baseado na nuvem, as notas da sua reunião podem ser acessadas de qualquer lugar com conexão à Internet. Os membros da equipe podem revisar, editar e acompanhar notas e tarefas, independentemente de sua localização física.
4. Eficiência de tempo
A interface amigável e o modelo de anotações integrado eliminam o incômodo de organizar anotações durante a reunião. Isso permite que você participe ativamente da reunião, em vez de se preocupar com anotações e organização.
Simplifique as anotações da reunião com o Google Docs
Criar notas de reuniões usando o Google Docs é o mais fácil possível. Esse recurso bacana permite que você faça anotações com mais rapidez e eficiência do que antes.
Além disso, a integração perfeita com o Google Agenda garante que você e todos os outros participantes possam visualizar, colaborar e acompanhar tarefas em tempo real. Ao adotar este modelo, você pode aumentar a produtividade e aprimorar a colaboração dentro de sua equipe.